私は電子メールを受け取った時、必ず返事を書くことにしています。質問が来ていれば当然返事を書くことになりますが、単なる報告であっても、報告のお礼を書きます。（これはちょっと笑い話になりますが、私と同じような習慣を持つ相手から電子メールが届くと、お互いにお礼の電子メールを書くので、いつまでも返事をし合うことになってしまいます）また、返事をするのは、電子メールだけでなく、ＳＮＳやブログなどにコメントが着いたときも、よほどのことがない限り返事のコメントを書きます。
なぜ、このようなことをしているのかというと、ちょっと暗い経験があるからです。私が会社勤務時代に、電子メールの返事がもらえないことが多くありました。質問をしても回答をもらえなかったり、報告を義務付けられていることについて報告しても、その報告した内容について問題がないか、新たな指示はないかとうことについても何の返事もないことは珍しくありませんでした。
もちろん、それらを受信した相手にはそれぞれ事情があると推察するのですが、「部下からの報告を軽んじている。すなわち、私を軽んじている」と私は悲観的に感じていました。これは私の劣等感が強かったというだけで、返事をしない人はそれほど深く考えていないとは思うのですが、逆に言えば、返事をするだけで「●●部長は自分を気にかけてくれている」と感じ、士気が向上すると思います。
また、上司から報告を要求しておきながら、その上司が報告に返答をしないと、「見ていてくれるのかどうか分からない」と報告者が感じるようになり、次回の報告が遅れたり、報告がもれたりします。このようなことを防ぐ意味でも、返事を行うことは意義があると思います。 最近は情報技術が急激に進展していますが、このような配慮も伴わないと、便利な道具は十分に使いこなすことができなくなると私は考えています。
